Bokföring och redovisning i sin enklaste form går att sköta i ett Excelblad. Desto större och mer omfattande redovisningen blir desto större och mer omfattande blir systemet som hanterar redovisningen.
Företag med många transaktioner brukar förr eller senare behöva ett affärssystem. Exakt vad som är ett affärssystem är en tolkningsfråga men generellt kan man säga att det besitter följande egenskaper
- Fleranvändarsystem där användarna kan delas upp i olika roller.
- Systemet är dokumentdrivet och bokföringen sker utifrån dokumenten som i sin tur har regler för hur de bokförs. Detta innebär t ex att ett fakturadokument som skapas utifrån en leverans själv vet hur det skall bokföras.
- Internationellt gångbart, dvs det går att använda i flera länder och systemets skatteregler kan justeras utifrån aktuella länder.
- Utbyggbart och kundanpassningsbart – Systemet går att bygga ut och anpassa utifrån verksamheten utan omfattande programmering. T ex anpassade inmatningsfönster, egna fält och anpassade dokumentflöden.
- Moderna affärssystem har ofta en slags ”marketplace” eller liknande där tredje part kan skapa moduler och integrationer.
Exempel på affärssystem
- Microsoft Business Central
- SAP
- iDempiere
Affärssystem som enbart är gångbarA i Sverige
- Fortnox
- Bokio
- Visma eEkonomi