Med överlämning menar vi när vi tar över material från en tidigare byrå / redovisare eller när vi skall lämna över till en annan byrå.
För att en överlämning skall gå så smidigt som möjligt är det bra att följa nedan steg.
- Bestäm ett brytdatum för när ansvaret för redovisningen skall skifta. Detta bör man komma överens om mellan överlämnare och övertagare i god tid så att ingenting missas. Brytdatumet kan vara vilket datum som helst, men det underlättar ifall det är vid räkenskapsårsskifte, kvartalsskifte eller månadsskifte. Önskvärt är att man inte delar på en momsperiod om möjligt.
- Ta reda på vilket system avlämnande byrå använder. Om vi använder samma system (Fortnox) blir steg 4 och 6 onödiga. Då skall istället nya byrån ges tillgång till bolaget i Fortnox.
- När brytdatumet passerat, stämmer avlämnande byrå av balansräkningen så mycket det är möjligt och skickar sedan över en Balansräkning och Resultaträkning per brytdatum till övertagande byrå.
- Balansposterna skall specificeras upp så noggrant det går med bl a
- Anläggningsregister
- Kundreskontralista
- Leverantörsreskontralista
- Semesterskuldlista
- De senast gjorda bokslutet med årsredovisning och bokslutsbilagor bör tillhandahållas övertagande byrå.
- En SIE4-fil på tillgänglig redovisning bör även skickas över.
- Pärmar och annat pappersmaterial kan bolaget vars redovisning det gäller hämta / erhålla från avlämnande byrå