Med dagliga försäljnings- och betalverifikat så bokförs försäljningen från Webpay i s.k. samlingsverifikat. Samlingsverifikatet innehåller dagens omsättning uppdelat på momstyper, in- och utgående moms, avgifter och utbetalningen från Webpay.
Till försäljningsverifikatet kopplas en PDF som listar ordrar och kunder vars försäljning ingår i verifikatet.
När man har en lösning som ovan brukar man säga att ordersystemet / Webpay är ett s.k. försystem till Fortnox. Detaljerna runt alla transaktioner sparas då inte i Fortnox utan i försystemet. För att man skall följa bokföringslagens krav på spårbarhet skall man kunna härleda samlingsbeloppen till de enskilda transaktionerna. Det är alltså inget krav på att alla detaljer skall finnas i bokföringen i Fortnox utan kravet är att siffrorna skall gå att härleda.
Se även Bokföringslagen 5 kap 6 §.
Man kan via Payment Admin härleda exakt vilka transaktioner som ingår i verifikatet.
Detta alternativ kan vara bra då man inte använder Fortnox för att hantera kundordrar / kunder.
Intäktsredovisning
Samlingsverifikaten bokför intäkten på den dag då Svea Ekonomi gör utbetalningen.
Order som betalas via faktura utbetalas normalt när man har markerat ordern som levererad. Detta gör att intäkten bokförs samtidigt som utleveransen vilket är enligt god redovisningssed. En försäljning skall generellt ej bokföras innan den är uppfylld, dvs man tar inte intäkten innan man tagit motsvarande försäljningskostnad (undantag finns givetvis). Att boka försäljningen på orderdatum därför normalt sett inte rättvisande så länge den inte är levererad samma dag.
Om man ser till att kortbetalningar reserveras vid orderläggning och slutförs vid leverans blir intäktsredovisningen korrekt även vid kortbetalning.
Kontering
Omsättningskontona väljs utifrån momssatsen på orderraderna. Om det är avvikande momssatser (dvs ej svenska) kommer inläsningen inte att fungera.
Mappningen från momssats till bokföringskonto görs utifrån inställningarna i Fortnox (Inställningar -> Bokföring)
Dessa inställningar är konton som väljs om man inte använder sig av artiklar eller det finns något annat som styr vilket konto som skall användas.
Om ni inte ser något val för 12%, 6% och 0% så har ni en äldre momshantering i Fortnox. Då väljs det första kontot i kontoplanen med passande momssats.
Det finns även möjlighet att sätta resultatenhet på de verifikat som skapas. Kontakta då Svea Bank för att ställa in resultatenhet.