För att saker skall gå så smidigt som möjligt och därmed ta så lite tid som möjligt har vi en checklista på vad man kan tänka på för att dra ner tidsåtgången.
Autogiro
Ställ in autogiro på allt som går, inklusive avgifterna som tas in från medlemmar / kunder. Autogiro kräver lite extra tid i början gällande uppsättning, avtal med bank (för inkommande betalningar) men när det väl är uppsatt, tar det väldigt lite tid.
Avtal om autogiro för inkommande betalningar behöver göras med banken av firmatecknare. Medgivanden för utgående betalning brukar behöva skrivas under av firmatecknare.
Bankkoppling
Se till att ha en bankkoppling mellan affärssystemet och er bank. Bankkoppling brukar kosta strax under 1 000 kr/år i avgift till banken, men det spar tid. Bankkoppling innebär normalt sett att betalningar på banken skapas utifrån leverantörsfakturorna i affärssystemet och att avprickning av dessa sker med automatik när de väl är betalda.
Bankkoppling brukar också medföra att kundfakturor prickas av automatiskt.
Avtal om bankkoppling brukar behöva göras av firmatecknare.
Bokföringsregler
Med bankkoppling kan man ofta lägga upp bokföringsregler för att ytterligare automatisera transaktioner.
Koppling mot Skatteverket
Med en koppling mot Skatteverket hämtar affärssystemet automatiskt transaktioner och bokför dessa.
Koppling mot Skatteverket behöver godkännas / läggas upp av firmatecknare.
Inget dubbelarbete
Sköt inte betalningar manuellt! Om allt som betalas först är registrerat i bokföringssystemet behöver inget material efterlysas. Är det registrerat i bokföringssystemet kan vi dessutom skapa betalfiler samt få automatisk återredovisning på när det är betalt. Bara detta spar mycket tid.
För att ha kontroll på vad som betalas, använd ett attestsystem.
Leverantörsfakturor och utlägg
Se till att ha så få ”kanaler” på hur dessa kommer in i affärssystemet. Finns det t ex en dedikerad e-postadress och ett attestflöde, använd då det och _inget_ annat. Om material skickas in i flera kanaler samtidigt, t ex direkt till redovisningskonsult samt till ett ärendesystem blir det dubbletter och arbetsflödet blir inte klockrent. Flera kanaler och risk för dubbletter kan effektivt sabotera ett annars fungerande flöde.
Behörigheter
Se till att ha relevanta och smidiga behörigheter på låneinformation, skatte- och bankkonton så att allt kan flyta på med avstämningar och betalningar. Tänk på att det behöver fungera även i semestertider.
Om ni har autogiro för inkommande betalningar behöver även relevanta behörigheter läggas upp för detta.
Bråttom?
Försök att undvika ”brandsläckning”. Behöver detta omedelbart hanteras eller kan det vänta tills normal arbetstakt? Om vi får hantera material i större ”svep” går det åt mindre tid totalt.
Rapportering
Välj ett rapporteringsintervall som är relevant för er verksamhet och kommunicera i förväg vilken rapportering ni vill ha. Om inget annat kommuniceras görs bokslut en gång per räkenskapsår. Behövs tätare rapportering på avstämda rapporter tar det mer tid. Ögonblicksbilder på redovisning går alltid att ta fram, men de är inte att jämställa med bokslut.
Servicenivå
Välj en servicenivå som passar er. Har ni många transaktioner kan det vara en fördel att ha relativt hög servicenivå. Har ni få transaktioner kan det vara mer kostnadseffektivt att se över redovisningen mer sällan.
Samarbete
Ekonomisk förvaltning är ett lagspel och det är spelarna tillsammans som avgör hur bra spelet blir.