Automatisk avprickning av betalningar (Svea)

Automatisk avprickning av betalningar innebär att integrationen försöker matcha befintliga fakturor i Fortnox mot betalningsinformation från Svea Webpay.

För att detta skall fungera behöver en genomgående referens användas från orderläggning i webshop till skapande av faktura i Fortnox. Vanligtvis används antingen ett checkout order Id som skapas av webpay eller ett ordernummer som skapas av t ex webshoppen.

Fakturan i Fortnox skapas i detta fall normalt av en separat integration mellan webshoppen och Fortnox.

Om man har s.k. förskottsbetalningar, t ex kort- och direktbank, behöver man säkerställa att man har matchande fakturor när betalningen anländer från Webpay. Se nästa avsnitt.

Om fakturor skapas i Fortnox av ett externt system och tillhörande order redan finns i Webpay kan man använda sig av automatisk leveransmarkering av ordrar med denna typ av integration.

Vid automatisk avprickning av betalningar måste man även ta hänsyn till

Ej matchningsbara transaktioner
Feltrösklar

Kort- och direktbanksbetalningar

Kort- och direktbanksbetalningar är i princip förskottsbetalningar. För att avprickningen skall fungera optimalt är det viktigt att fakturor i Fortnox skapas direkt när en kort- och/eller direktbanksbetalning har skett.

Om ingen faktura skapas kommer betalningen att återrapporteras innan det finns en faktura att matcha mot i Fortnox och matchningen kommer att misslyckas.

Manuell INlösen (Reserve / Capture)

När det gäller kortbetalningar kan man göra så att man vid köpet reserverar ett belopp på köparens kort (reserve). Om man enbart gör reservationen kan man därefter vänta med att begära betalning (capture) tills dess att varan / tjänsten har levererats. Om man använder reserve / capture undviker man problemet med att betalningen kommer innan fakturan har hunnit skapas. En reservation går dock inte att hålla för länge innan man måste förnya den.

Med Svea Ekonomis terminologi så kallas detta för ”Manuell inlösen”.

Tyvärr finns inget motsvarande för direktbank.

Bokföra som förskott

Man kan i integrationen välja att bokföra ej matchade kort- och direktbanksbetalningar mot ett förskottskonto. Då anses betalningen inte vara ”omatchad” vilket skulle få den att bokas mot OBS-kontot, utan den läggs på ett förskottskonto för senare manuell avprickning.